Es kann verlockend sein, Ihr Mergin Maps mit anderen Benutzern zu teilen, um den Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich oder Ihren Projekten gemeinsam zu nutzen. Es gibt jedoch mehrere Gründe, warum Benutzer diese Praxis vermeiden sollten. Der erste Grund ist, dass die gemeinsame Nutzung Ihres Logins mit anderen Nutzern gegen dieNutzungsbedingungen von Mergin Maps verstößt (die gemeinsame Nutzung des Logins kann zum Verlust des Zugangs zu Ihrem Konto führen). Die gemeinsame Nutzung von Logins verstößt nicht nur gegen die Nutzungsvereinbarung, sondern gilt auch nicht als die beste Praxis für die Nutzung des Dienstes, da Sie dadurch einige Funktionen nicht nutzen können und dies zu anderen Problemen für Ihren Projektablauf führen kann.
Vermeiden von Projektfehlern durch Zuweisung der richtigen Benutzerrechte
Die gemeinsame Nutzung von Logins hindert Sie daran, die Vorteile der flexiblen Berechtigungssteuerung Mergin Mapsfür Ihren Arbeitsbereich zu nutzen. Die verschiedenen Benutzerrollen, die für die Verwaltung des Arbeitsbereichs zur Verfügung stehen, geben Ihnen eine bessere Kontrolle darüber, welche Benutzer auf bestimmte Projekte zugreifen können, und verhindern ungewollte Änderungen an Projekten, indem sie einschränken, welche Teile des Projekts verschiedene Benutzer je nach ihrer Rolle ändern können, oder indem sie sogar bestimmte Benutzer darauf beschränken, nur auf Projekte zuzugreifen, für die sie eine Berechtigung haben. Vielleicht möchten Sie verhindern, dass einige Benutzer Projekte löschen oder das Datenschema eines Projekts ändern können, um einen versehentlichen Datenverlust zu vermeiden, indem Sie ihnen eine bestimmte Rolle wie Editor zuweisen.
Es ist schwieriger, Projekte zu reparieren, wenn etwas schief läuft.
Obwohl eine der Funktionen von Mergin Maps , die unsere Nutzer schätzen, die Zuverlässigkeit der Datensynchronisation ist, können manchmal Dinge schief gehen. Ein Benutzer könnte versehentlich Features aus einem Projekt löschen, beschädigte Daten hochladen oder auf einen Fehler stoßen, der die Projektsynchronisierung fehlschlagen lässt.
In diesen Fällen ist es für unser Support-Team hilfreich, den Benutzer und die verwendeten Geräte im Projektverlauf identifizieren zu können, damit wir die Ursache der Probleme ermitteln und die Fehler beheben können, die möglicherweise Probleme verursachen. Wenn alle Benutzer denselben Benutzernamen haben, brauchen wir viel länger, um die Projekthistorie zu durchsuchen und das Problem zu identifizieren. Das bedeutet, dass Sie wertvolle Zeit verlieren könnten, während Ihr Projekt unbrauchbar ist.
Die gemeinsame Nutzung von Logins verstößt gegen die Sicherheitsbestimmungen
Die gemeinsame Nutzung von Logins durch mehrere Benutzer kann zu Verletzungen der Datensicherheit führen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann er immer noch auf Ihre Projektdaten zugreifen, es sei denn, Sie ändern die Anmeldedaten, oder Sie könnten eine Datenschutzverletzung erleiden, wenn ein mobiles Gerät im Außendienst verloren geht. Ein böswilliger Akteur könnte auch auf Ihr Projekt zugreifen und Ihre Daten löschen. Die gemeinsame Nutzung von Logins könnte Sie sogar in Schwierigkeiten bringen, wenn Ihre Organisation Datensicherheitsstandards wie ISO27001 oder SOC 2 einhalten muss.
Sie verzichten auf erweiterte Funktionen
Die gemeinsame Nutzung von Benutzer-Logins hindert Sie daran, die volle Leistungsfähigkeit der Mergin Maps Funktionen für das Projektmanagement zu nutzen. Wenn jeder Benutzer sein eigenes Login hat, können Sie die Vorteile von fortgeschrittenen Berichtswerkzeugen nutzen, wie z.B.:
- Projektverlaufsprotokolle, aus denen hervorgeht, wer bestimmte Änderungen an dem Projekt vorgenommen hat
- Positionsbestimmung, die es den Nutzern ermöglicht, ihren Standort im Hintergrund aufzuzeichnen
- Zusätzliche Variablen, mit denen Sie aufzeichnen können, welcher Benutzer ein Merkmal erstellt oder zuletzt bearbeitet hat, oder einschränken können, wer bestimmte Felder oder Merkmale bearbeiten darf
- Bearbeitungstools, mit denen Sie Berichte über Projektaktivitäten und -nutzung erstellen können
Kaufen Sie nur die Lizenzen, die Sie benötigen, mit flexiblen Benutzerberechtigungen
Die Flexibilität der Benutzerverwaltung in Arbeitsbereichen verhindert, dass Sie mehr Plätze als nötig für Ihr Arbeitsbereich-Abonnement erwerben müssen. Sie können inaktive Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich als "Leser" zuweisen, die nicht auf das Limit für aktive Mitarbeiter angerechnet werden. Sie können diese Rollen auch jederzeit für jeden Benutzer ändern.
Nehmen wir an, Sie haben 50 Benutzer, die Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich benötigen, aber nur 15 dieser Benutzer werden zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv an Projekten arbeiten. In diesem Fall müssen Sie für Ihr Arbeitsbereich-Abonnement nur 15 Plätze für Mitwirkende erwerben. Sie können dann Benutzern, die aktiv an Projekten arbeiten, die Rollen Admin, Writer oder Editor zuweisen und den anderen Benutzern die Rollen Reader.
Wenn ein Benutzer mit der Arbeit an einem Projekt fertig ist, können Sie ihn zum Leser machen und einem anderen Benutzer eine aktive Rolle zuweisen, ohne dass Sie einen weiteren Contributor Seat kaufen müssen, solange es zu diesem Zeitpunkt nicht mehr als 15 aktive Benutzer gibt. Außerdem können die Leser die Projekte, auf die sie Zugriff haben, immer noch herunterladen und synchronisieren, damit sie mit der neuesten Version des Projekts Schritt halten können, sie können nur keine Änderungen an den Projekten vornehmen, bis sie eine aktive Rolle haben.
Wenn Sie Fragen haben, sind wir für Sie da
Wie immer helfen wir Ihnen gerne, wenn Sie Fragen zu Benutzerrollen und -verwaltung haben. Wenn Sie Fragen zu Ihrem Workspace-Konto haben, können Sie ein Support-Ticket erstellen und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Wir haben auch eine aktive Benutzer-Community in unserem Slack-Kanal, wo Sie Hilfe von anderen Benutzern und unserem Support-Team erhalten können. Sie können auch unsere Dokumentation lesen, um mehr über diese Funktionen zu erfahren und weitere Informationen über Projektmanagement zu finden. Wenn es außerdem Funktionen gibt, die Ihrer Meinung nach Ihre Erfahrung mit Mergin Maps verbessern würden, besuchen Sie bitte unsere Wunschliste, wo Sie neue Funktionen, die Sie gerne in der App sehen würden, anfordern und darüber abstimmen können.