Erhebliche Zeitersparnis bei der Verteilung von Routenkarten mit Mergin Maps.
Diese Fallstudie wurde ursprünglich auf Tschechisch verfasst. Die tschechische Version finden Sie hier.
Jedes Jahr gehen Teams von Freiwilligen in der tschechischen Stadt Litomyšl von Tür zu Tür und sammeln Spenden für wohltätige Zwecke. Die Organisatoren der Veranstaltung legen die Routen für die verschiedenen Freiwilligenteams fest, indem sie Papierkarten mit Stiften beschriften. Das Verfahren birgt eine Reihe von Problemen sowohl bei der Erstellung als auch bei der Verwendung der Karten, die die Organisatoren durch die Digitalisierung der Karten mit Open-Source-GIS-Software zu lösen versuchten.
Die Karten wurden mit QGIS entwickelt und mit der App Mergin Maps auf den Handys der Freiwilligen verfügbar gemacht. Die Freiwilligen können sich nun leicht auf Karten orientieren, auf denen ihre Routen klar dargestellt sind. Die Organisatoren haben den Zeitaufwand für die Aktualisierung der Routen und deren Verteilung an die Freiwilligen reduziert.
Veronika Peterková arbeitet für die Litomyšl Parish Charity, eine gemeinnützige Organisation, die seit 1993 Gesundheits- und Sozialdienste für bedürftige Menschen anbietet.
Veronika beschreibt die Aktivitäten der Wohltätigkeitsorganisation: "Wir bieten den Einwohnern von Litomyšl und den umliegenden Dörfern häusliche medizinische Dienste und Pflege an. Dazu gehört die Unterstützung von Familien, in denen die gesunde Entwicklung eines Kindes gefährdet ist, und die Bereitstellung von Erholungsaufenthalten für Klienten, die ansonsten von ihren Familien zu Hause gepflegt werden. Wir betreuen etwa 1000 Klienten pro Jahr."
Sie fügte hinzu: "Wir koordinieren auch die Aktivitäten von Freiwilligen, die ältere Menschen besuchen, bei der Nachhilfe für Kinder und bei verschiedenen Freizeit- und Kulturaktivitäten helfen."
Eine der größten Spendenaktionen der Pfarrcaritas ist die "Tříkrálová sbírka" (Dreikönigssammlung), eine Haus-zu-Haus-Sammlung, die jedes Jahr um den 6. Januar herum stattfindet.
"Die Dreikönigssammlung ist die größte nationale Freiwilligenaktion in der Tschechischen Republik. Allein in der Region Litomyšl engagieren sich jedes Jahr fast 300 Freiwillige, wobei die Sternsinger über 500.000 tschechische Kronen (~20.000 EUR) in versiegelten Kisten sammeln. Der Erlös ist für Kranke, Behinderte, ältere Menschen, Mütter mit Kindern in Not und andere bedürftige Gruppen in der Region bestimmt". erklärt Veronika.
Die Dreikönigssammlung wird von der Caritas Tschechische Republik organisiert und mindestens 10 % des Erlöses werden für humanitäre Hilfe im Ausland verwendet.
Die Herausforderung
Veronika ist für die Planung der Routen für die Sternsinger verantwortlich, damit sie die Haushalte in der Region Litomyšl effizient besuchen können. Die Sternsinger werden in Gruppen eingeteilt und es werden Papierkarten bereitgestellt, auf denen die Gruppen sehen, welche Haushalte sie besuchen müssen.
Die obigen Karten wurden durch Ausdrucken von Screenshots eines nationalen Web-Mapping-Anbieters und Markierung der Ausdrucke für jedes der 50 Teams mit Markierstiften erstellt.
Diese Methode erwies sich als problematisch, wie Veronika beschreibt: "Auf Karten von größeren Gebieten waren die Hausnummern aufgrund des Maßstabs nicht immer sichtbar. Dies erschwerte den Koordinatoren, die sich in dem Gebiet nicht auskannten, die Orientierung und führte zu Verwirrung. Außerdem war es für die Koordinatoren schwierig, die Karten bei ungünstigem Wetter trocken und unbeschädigt zu halten. Wenn sich nachträglich neue Gruppen anmeldeten oder andere absprangen, mussten wir die Gebiete neu einteilen, was sehr zeitaufwändig war, da die Karten erneut manuell beschriftet werden mussten."
Die Lösung und Umsetzung
Veronika wollte eine neue Lösung für die Organisation der Dreikönigssammlung 2021 ausprobieren, um die Aufgaben der Freiwilligen übersichtlicher zu gestalten und weniger auf Papierkarten angewiesen zu sein. Sie wollte, dass die neue Lösung es ihr ermöglicht,:
- Verringerung des Arbeitsaufwands durch die Wiederverwendung von Karten bei künftigen Veranstaltungen der Dreikönigssammlung
- einfache Aktualisierung der Karten, wenn sich neue Gruppen an- oder abmelden und Bereiche bearbeitet werden müssen
- die Sternsinger können genau sehen, wo sie sich auf der Karte befinden
- schrittweise Ersetzung von Papierkarten, wobei die Verwendung von Papierkarten weiterhin möglich ist, wenn sie bevorzugt werden
- Gruppieren und Färben der zu besuchenden Gebäude auf dem Computer
- die Nutzung eines Gebäudes (z. B. gewerblich) zu erfassen, um die Freiwilligen effektiver anzuleiten
- eine klare Zuweisung der Bereiche, so dass jeder sehen kann, wer für einen bestimmten Bereich zuständig ist
Darüber hinaus wollte Veronika, dass die Lösung erschwinglich ist und offline funktioniert, ohne dass die Freiwilligen vor Ort eine Internetverbindung benötigen.
Peter Petrík, ein regelmäßiger Teilnehmer der Dreikönigssammlung in Litomyšl, schlug Veronika vor, die App Mergin Maps für die Koordination der Sammlung im Jahr 2021 zu nutzen. Peter arbeitet für Lutra Consulting, das Unternehmen hinter Mergin Maps.
Er zeigte Veronika, wie man die Karten in QGIS erstellt, einer freien und quelloffenen Mapping-Software. Unter Verwendung von Kartendaten von OpenStreetMap erstellten sie ein Projekt, in dem die zu besuchenden Gebäude mit der Nummer der jeweiligen Freiwilligengruppe eingefärbt waren.
Die gestaltete Karte wurde auf Mergin, eine kollaborative Mapping-Plattform, hochgeladen, so dass sie auf den Handys der Freiwilligen über die mobile App interaktiv angezeigt werden konnte. QGIS ist eng mit Mergin Maps verbunden, so dass die Karten auf QGIS angepasst werden konnten und die Änderungen kurz darauf für die Freiwilligen sichtbar waren.
Ergebnisse
Veronika reflektiert über die Lösung: "Die Lösung erfüllte alle unsere Anforderungen, und die von uns erstellten Karten können bei künftigen Veranstaltungen problemlos wiederverwendet werden, was uns Zeit spart. Die Tatsache, dass die neuen Karten öffentlich zugänglich gemacht wurden, bedeutet, dass Freiwillige sie einfach über Mergin Maps herunterladen können, was ihre Verteilung und Aktualisierung sehr einfach macht."
Sie fügt hinzu: "Alle Stadtteile, die wir besuchen wollten, wurden farblich voneinander abgegrenzt, und wir waren auch froh, dass wir die nicht zu besuchenden Gebiete wie Industriegebiete durch eine graue Einfärbung deutlich kennzeichnen konnten. Wir sehen jetzt schon, dass es viel einfacher ist, unseren Freiwilligen die Stadtteile klar und gerecht zuzuweisen: QGIS. Die Herstellung von gedruckten Karten für diejenigen, die sie bevorzugen, ist jetzt ebenfalls einfach und die Karten sehen viel professioneller aus. Diejenigen, die nur die App Mergin Maps nutzen wollten, konnten die gleichen Informationen wie auf den Papierkarten sehen, hatten aber den Vorteil, dass sie ihren genauen Standort bestimmen und die Hausnummern der einzelnen Gebäude klar erkennen konnten."
Sie fasst zusammen: "Insgesamt fanden wir die Lösung benutzerfreundlich und schätzten es, dass wir den Prozess mit Lutra Consulting besprechen konnten, der uns bei der Lösung von Problemen half. Etwa ein Drittel unserer Freiwilligen ist an der Nutzung von Mergin Maps interessiert, was ich als positiv erachte."
Die Litomyšl Parish Charity ist auf Facebook und Instagram vertreten.
